Política de Tratamiento de Datos

INFORMACIÓN GENERAL

TECNOVICT, sociedad de carácter comercial, registrada en la Cámara de Comercio del Oriente Antioqueño e identificada con el RUT. No. 15447361-8, con oficina principal en el municipio de La Ceja – Antioquia y teléfono de contacto + 57 320 725 5849, quien en adelante y para efectos del presente documento se denominará “TECNOVICT”, es una empresa dedica a la venta, diseño, desarrollo, programación, instalación y administración de sistemas tecnológicos, informáticos y de telecomunicaciones.

Con el fin de lograr sus objetivos comerciales, TECNOVICT recibe, recolecta, utiliza, administra, analiza, segmenta, indexa, transmite, transfiere, almacena y, en general, procesa información que pueda asociarse o relacionarse con personas naturales y/o jurídicas determinadas o determinables, a la que tiene acceso en desarrollo de sus actividades.

Dentro de la información a la que TECNOVICT tiene acceso se encuentra información de identificación (nombre, cédula, edad, género, NIT, RUT), Información de contacto (teléfono, correo electrónico, dirección), información financiera y cualquier otra información que podrá ser obtenida en el curso y para la realización de sus actividades mercantiles.

TECNOVICT, de conformidad con las diferentes disposiciones sobre protección y garantía de la privacidad, la intimidad y el derecho al habeas data como un derecho constitucional autónomo e independiente, adopta medidas que garantizan la privacidad, integridad, seguridad y confidencialidad de toda información a la que tiene acceso.

DEFINICIONES GENERALES

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Los términos usados en la presente Política que tengan inicial mayúscula tendrán el significado que a continuación se indica, así mismo, los términos no definidos tendrán el significado que la ley o la jurisprudencia aplicable en Colombia les otorgue.

No obstante, cualquier contradicción entre los términos definidos en esta Política y la Ley, se preferirán aquellas.

• Titular: Es la persona natural o jurídica, sujeta del derecho de hábeas data, a quien se refieren los Datos Personales que serán tratados por TECNOVICT y cuya información podrá reposar en una Base de Datos.

• Autorización: Es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para que TECNOVICT realice Tratamiento de sus Datos Personales.

• Autorizado: Es TECNOVICT y todas las personas bajo la responsabilidad de ésta que en virtud de la Autorización y de este Política, tienen legitimidad para realizar el Tratamiento.

• Responsable: Es TECNOVICT, como la persona jurídica con la facultad para decidir sobre las Bases de Datos, sobre los Datos Personales y controlar su Tratamiento.

• Encargado: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento por cuenta del Responsable.

• Legitimado: Son aquellas personas que pueden ejercer los derechos del Titular, tales como el mismo Titular, sus causahabientes, representantes, apoderados y aquellos que, por estipulación a favor de otro o para otro, estén acreditados, siempre que puedan acreditar su condición.

• Base de Datos: Es el conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento, electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso.

• Dato Personal: Es información de cualquier tipo, vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables, como lo pueden ser datos de identificación (nombre, cédula, fecha de nacimiento, edad, género, NIT, RUT), de contacto (teléfono, correo electrónico, dirección y ciudad), información financiera y otros datos relacionados.

• Dato Público: Significa el Dato Personal calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

• Dato Sensible: Es el Dato Personal que podría afectar la intimidad del Titular o que podría ser usado indebidamente para facilitar su discriminación, tales como aquellos que revelen afiliaciones sindicales, el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, morales o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

• Transferencia: Es el tipo de Tratamiento que implica el envío de Datos Personales a un receptor, que es responsable y se podrá encontrar fuera o dentro del territorio de la República de Colombia. En la Transferencia el receptor actuará en calidad de responsable y no estará sujeto a los términos y condiciones de esta Política.

• Transmisión: Es el tipo de Tratamiento que implica la comunicación de los Datos Personales dentro o fuera del territorio de Colombia para que el Encargado realice el Tratamiento de tales Datos Personales por cuenta del Responsable. En la Transmisión el receptor actuará en calidad de Encargado y se someterá a la Política o a los términos establecidos en el contrato de Transmisión correspondiente.

• Ley: Se refiere en concreto a la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, Capítulo 25, Título II, Parte 2, Libro 2 del Decreto 1074 de 2015, Decreto 886 de 2014, Capítulo 26, Titulo III, Parte 2, Libro 2 del Decreto 1074 de 2015, y la Sentencia C-748 de 2011 y toda la jurisprudencia aplicable de la Corte Constitucional pero sin limitarse a las normas, leyes o decretos que regulen, modifiquen o deroguen las normas que se citan en el presente instructivo, y, de igual forma, al resto de normas, leyes, jurisprudencia o decretos que sean aplicables a la materia.

• Política: Es el presente documento, en el cual están consignadas las directrices del Tratamiento de Datos Personales y que incluye, entre otras cosas, (i) la plena identificación del Responsable (nombre, razón social, domicilio, correo electrónico y teléfono); (ii) las formas de Tratamiento; (iii) las finalidades; (iv) los derechos de los Titulares; (v) los procedimientos para consultas y reclamos para el ejercicio de los derechos de los Titulares, y (vi) el canal dispuesto para atender consultas de los Titulares.

• Manual: Es el documento emitido por TECNOVICT y en el cual están consignados las políticas y procedimientos para asegurar el cumplimiento de la Ley.

• Tratamiento: Es toda operación o procedimiento sistemático, electrónico o no, incluso a través de herramientas como web bugs, cookies, spiders, web crawlers y web beacons, que permita la recolección, conservación, ordenamiento, almacenamiento, modificación, indexación, perfileo, relacionamiento, uso, circulación, análisis, segmentación, anonimización, compendio, evaluación, bloqueo, destrucción y, en general, el procesamiento de Datos Personales, así como también su entrega a terceros a través de comunicaciones, consultas, interconexiones, cesiones, mensajes de datos y otros medios que sirvan al efecto.

2. ALCANCE

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La presente Política está dirigida a clientes, proveedores, aliados comerciales y, en general, a cualquier persona que ostente estas calidades o afines y cuyos Datos Personales estén siendo o vayan a ser objeto de Tratamiento por parte de TECNOVICT.

 Así mismo, esta Política tiene la finalidad de describir los mecanismos y procedimientos implementados por TECNOVICT para proteger los derechos a la privacidad, intimidad y habeas data; identificar el canal dispuesto y la dependencia encargada que al interior de TECNOVICT atenderá las consultas, preguntas, reclamos y quejas, así como el proceso y procedimiento detallado que deben seguir los Titulares para ejercer sus derechos; y, finalmente, describir las finalidades y los tipos de Tratamiento a los cuales se someterán los Datos Personales a los que TECNOVICT tenga o llegaré a tener acceso como parte de sus actividades mercantiles.

Esta Política se aplicará a todo Tratamiento realizado dentro del territorio de la República de Colombia por TECNOVICT, sus trabajadores y, en lo que corresponda, aquellos terceros con los que TECNOVICT acuerde todo o parte de la realización de cualquier actividad relacionada con el Tratamiento de Datos Personales con respecto a los cuales TECNOVICT actúa como Responsable.

La Política se aplicará también a los terceros con quienes TECNOVICT eventualmente suscriba contratos de Transmisión, con el fin de que tales terceras personas conozcan las obligaciones que les aplicarán, las finalidades a las cuales se deben someter y los estándares de seguridad y confidencialidad que deben adoptar cuando realicen el Tratamiento por cuenta de TECNOVICT.

3. PRINCIPIOS RECTORES

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En todo Tratamiento TECNOVICT, los Encargados y/o terceros a quienes se les Transmitan Datos Personales, se dará cumplimiento a los principios establecidos en la Ley y en esta Política. Estos principios son:

• Acceso Restringido: TECNOVICT no hará disponibles Datos Personales para su acceso a través de Internet u otros medios de comunicación, a menos que se establezcan medidas técnicas y de seguridad que permitan controlar el acceso y restringirlo a las personas Autorizadas.

• Circulación Restringida: Los Datos Personales solo serán Tratados por el personal de TECNOVICT con autorización de acuerdo con lo establecido por ésta, o por quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades. TECNOVICT no entregará Datos Personales a terceros, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, sin la Autorización, debida notificación o sin la suscripción de un contrato, en caso de que haya Transmisión.

• Confidencialidad: El Tratamiento se someterá a requisitos de confidencialidad y, por tanto, las personas que intervengan en el mismo, deberán mantener la reserva de la información en todo momento.

• Consentimiento: El Tratamiento requiere la Autorización, que podrá ser obtenido por cualquier medio permitido por la Ley incluyendo pero no limitado a conductas inequívocas. Se conservará evidencia de la autorización.

• Datos Sensibles y Diligencia: Los Datos Sensibles que se recolecten en las actividades de TECNOVICT, serán Tratados con diligencia para preservar su integridad, incluyendo acceso restringido y seguridad.

• Finalidad: Toda actividad de Tratamiento debe ser consistente con las finalidades legítimas mencionadas en esta Política, finalidades que deben ser informadas al Titular al momento de obtener su autorización.

• Integridad: El Dato Personal sometido a Tratamiento debe corresponder a la información suministrada por los Titulares. TECNOVICT completará, corregirá, actualizará o eliminará los Datos Personales a solicitud de los Titulares. TECNOVICT aplicará esfuerzos razonables para evitar someter a Tratamiento Datos Personales parciales, incompletos o que induzcan a error y para mantener la integridad y veracidad de los Datos Personales que estén contenidos en sus Bases de Datos.

• Seguridad: TECNOVICT dispone de medidas técnicas, humanas y de seguridad necesarias para mantener la confidencialidad y seguridad razonables de los Datos Personales, con el fin de evitar la adulteración, modificación, consulta, eliminación, y uso y acceso fraudulento de los Datos Personales por personas no Autorizadas. TECNOVICT ajustará el Tratamiento de Datos Personales a los estándares de seguridad que reglamenten en un futuro las autoridades competentes.

• Temporalidad: TECNOVICT no usará los Datos Personales más allá del plazo razonable que exija la finalidad que fue divulgada al respectivo Titular. TECNOVICT también aplicará medidas tendientes a asegurar la supresión de los Datos Personales cuando estos dejen de cumplir la finalidad para la cual fueron recolectados.

• Transparencia: Cuando el Titular lo solicite, TECNOVICT dará acceso a los Datos Personales solicitados.

4. DERECHOS DE LOS TITULARES

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Los Titulares y/o los Legitimados podrán ejercer sus derechos y realizar los procedimientos establecidos en esta Política mediante la presentación de su cédula de ciudadanía para personas naturales y copia del Certificado de Cámara de Comercio para personas jurídicas o cualquier otro documento que permita su plena identificación, y para los representantes de los titulares aquellos documentos que acrediten su condición de Autorizado.

• Actualización: Actualizar los Datos Personales que reposen en las Bases de Datos de TECNOVICT para mantener su integridad y veracidad.

• Conocimiento y Acceso: Solicitar prueba de la Autorización otorgada a TECNOVICT, salvo que la Ley indique que dicha Autorización no es necesaria o que la misma haya sido validada con arreglo a lo establecido en el artículo 10 del Decreto 1377 (artículo 2.2.2.25.2.7 del Decreto 1074 de 2015).

• Prueba: Solicitar prueba de la Autorización otorgada a TECNOVICT, salvo que la Ley indique que dicha Autorización no es necesaria o que la misma haya sido validada con arreglo a lo establecido en el artículo 10 del Decreto 1377 (artículo 2.2.2.25.2.7 del Decreto 1074 de 2015).

• Queja: Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley cuando se haya agotado el requisito de procedibilidad, el cual requiere acudir en primera instancia a TECNOVICT.

• Rectificación: Rectificar la información y los Datos Personales que estén bajo el control de TECNOVICT.

• Revocación: Solicitar la revocatoria de la Autorización, siempre y cuando no exista un deber legal o una obligación de carácter contractual en cabeza del Titular con SOLUAGILTI, según la cual el Titular no tenga el derecho de solicitar la supresión de sus Datos Personales.

• Solicitud: Presentar solicitudes ante TECNOVICT o el Encargado respecto del uso que les han dado a sus Datos Personales.

• Supresión: Solicitar la supresión de sus Datos Personales de las Bases de Datos de TECNOVICT, siempre y cuando no exista un deber legal o una obligación de carácter contractual en cabeza del Titular con TECNOVICT, según la cual el Titular no tenga el derecho de solicitar la supresión de sus Datos Personales.

5. RECOLECCION DE LA INFORMACION

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En desarrollo de sus actividades comerciales, TECNOVICT obtiene Datos Personales suministrados directamente por el Titular, Autorizado del Titular o usuario por medio de la página web www.soluagilti.com, a través de la plataforma de pagos online, mediante solicitudes directas de los mismos en redes sociales (Facebook, Instagram, Whatsapp,  entre otras)  así como cualquier otro medio puesto a disposición para el contacto con TECNOVICT, dichos Datos permiten el procesamiento de información que surge de la combinación de Datos Personales con información adicional, como información combinada.

Como consecuencia, TECNOVICT procesa diferentes categorías de información, entre las cuales se encuentra:

• Información que obtiene al registrar nuevos clientes, proveedores, aliados comerciales y, en general, a cualquier persona que ostente estas calidades o afines, que incluye pero no se limita al nombre, apellido, lugar de residencia, dirección física, dirección de correo electrónico, teléfono y fax de las personas naturales y/o nombre, NIT o RUT de la compañía, dirección física, dirección de correo electrónico, teléfono y fax de las personas jurídicas.

• Información de registro que los Titulares proporcionan a TECNOVICT a través de cualquier medio puesto a disposición, que incluye pero no se limita al nombre, apellido, fecha de nacimiento, edad, género, lugar de residencia, dirección física, dirección de correo electrónico, teléfono y fax de las personas naturales, nombre, NIT o RUT de la compañía, dirección física, dirección de correo electrónico, teléfono y fax de las personas jurídicas.

• Información de consumidores y potenciales consumidores que estos proporcionan, por ejemplo al solicitar cotizaciones o adquirir los productos o servicios de TECNOVICT, incluidos pero sin limitarse al nombre, apellido, fecha de nacimiento, edad, género, lugar de residencia, dirección física, dirección de correo electrónico, teléfono y fax de las personas naturales, nombre, NIT o RUT de la compañía, dirección física, dirección de correo electrónico, teléfono y fax de las personas jurídicas.

6. DATOS SENSIBLES

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Los Datos Sensibles serán Tratados por TECNOVICT con la diligencia razonable y estándares de seguridad. El acceso a los Datos Sensibles será limitado para salvaguardar la privacidad de los mismos, por lo cual solo el personal autorizado podrá tener acceso a ese tipo de información.

La Autorización para el Tratamiento de Datos Sensibles es opcional y enteramente facultativa para el Titular, por lo cual el Titular puede no Autorizar el Tratamiento de sus Datos Sensibles y esa decisión será respetada por TECNOVICT. Ninguna actividad podrá condicionarse al suministro de Datos Sensibles.

7. ALMACENAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

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Los Datos Personales podrán ser almacenados y alojados en Colombia y/o en el exterior. El almacenamiento de los mismos podrá ser encargado a un tercero que podrá estar domiciliado en un país diferente a Colombia. En cualquier caso TECNOVICT velará porque los datos personales sean tratados de conformidad con esta Política y con la Ley.

8. TRATAMIENTO Y FINALIDADES DE LA INFORMACION

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TECNOVICT, como parte de sus actividades comerciales, realizará Tratamiento sobre los Datos Personales para alcanzar las finalidades que se señalan en esta Política o las que sean aceptadas por los Titulares en el momento de la recolección de los mismos. Así mismo, los Encargados o terceros que tengan acceso a los Datos Personales en virtud de la Ley, contrato u otro documento vinculante, realizarán el Tratamiento para la consecución de las siguientes finalidades:

8.1 TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE CLIENTES

• Crear Bases de Datos para construir perfiles y registros en los sistemas de TECNOVICT.
• Actualización de la información de identificación, información de contacto e información financiera.
• Comunicarse o enviar información sobre TECNOVICT, la relación contractual existente con esta y con cualquiera de sus aliados comerciales.
• Ofrecer e informar sobre los planes, programas y plataformas que impulsan el negocio.
• Implementar canales de comunicación para el desarrollo de la actividad comercial de TECNOVICT.
• Efectuar devoluciones y/o reembolsos en los casos que haya a lugar.
• Realizar y cumplir cabalmente con lo requerido en auditorías internas y externas.
• Clasificar su información para segmentación y mejora del negocio.
• Invitar a eventos, capacitaciones o cualquier actividad de interés.
• Adelantar campañas de actualización de datos para garantizar la integridad de los mismos.
• Enviar notificaciones de las modificaciones y cambios a esta Política, así como solicitar nuevas autorizaciones para el Tratamiento de los Datos Personales
• Realizar análisis de riesgos crediticios y actividades de control y prevención de lavado de activos.
• Las demás finalidades que determine TECNOVICT y que le informe al Titular con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, y al desarrollo de la actividad comercial de TECNOVICT.

8.2 TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE PROVEEDORES

• Crear Bases de Datos para la administración de recursos, construir perfiles y registros en los sistemas de TECNOVICT.
• Actualización de la información de identificación, información de contacto e información financiera.
• Enviar información sobre TECNOVICT, la relación contractual existente con esta y con cualquiera de sus aliados comerciales.
• Implementar canales de comunicación para el desarrollo de la actividad comercial de TECNOVICT.
• Pagar facturas y obligaciones.
• Comunicarse para brindar información en relación con su cuenta o transacciones.
• Solicitar referencias Comerciales.
• Realizar y cumplir cabalmente con lo requerido en auditorías internas y externas.
• Clasificar su información para segmentación y mejora del negocio.
• Crear perfiles en plataformas tecnológicas para la elaboración de planes de fidelización y otros programas asociados.
• Ofrecer e informar sobre los planes, programas y plataformas que impulsan el negocio.
• Invitar a eventos, capacitaciones o cualquier actividad de interés.
• Enviar notificaciones de las modificaciones y cambios a esta Política, así como solicitar nuevas autorizaciones para el Tratamiento de los Datos Personales
• Solicitar certificaciones Bancarias respecto de transacciones efectuadas por
• Realizar análisis de riesgos crediticios y actividades de control y prevención de lavado de activos.
• Revisión de información financiera y de riegos crediticio ante centrales de riesgo.
• Las demás finalidades que determine TECNOVICT y que le informe al Titular con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, y al desarrollo de la actividad comercial de TECNOVICT.

9. AUTORIZACION

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Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, TECNOVICT solicitará al titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos, digitales u otro medio escrito, que permita conservar prueba de dicha autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013. Dicha autorización se solicitará por el tiempo necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud de datos, de acuerdo con la normatividad vigente

TECNOVICT, sus trabajadores y terceros Autorizados se abstendrán de recolectar y Tratar Datos Personales si el Titular no ha suscrito la respectiva Autorización.

10. EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

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TECNOVICT cuenta con un canal encargado de la recepción y atención de Peticiones, Quejas y Reclamos relacionados con Datos Personales de proveedores, aliados comerciales y, en general, a cualquier persona que ostente estas calidades o afines.

Dicha dependencia tramitará las consultas y reclamaciones en materia de Datos Personales de conformidad con la Ley y esta Política. Algunas de las funciones particulares de esta área en relación con Datos Personales son:

• Recibir, atender y responder oportunamente todas las solicitudes de los Titulares.
• Asegurar la protección de los Datos Personales suministrados por los Titulares y consignados en la base de datos de TECNOVICT.
• Asegurar la implementación de buenas prácticas de gestión de Datos Personales dentro de TECNOVICT.

El titular de los datos personales o su representante debidamente identificado y autorizado, como tal podrán en cualquier momento y de manera gratuita, realizar consultas, quejas, reclamos o solicitudes respecto de los datos personales, para lo cual deberán tener en cuenta:

1. La petición deberá ser presentada a la dirección de correo electrónico: hola@tecnovict.com

1. El titular o su representante deberá acreditar en debida forma su identidad
2. La correspondiente solicitud deberá contener como mínimo los siguientes datos:

• El nombre completo del titular de los datos personales respecto de los cuales se refiere la correspondiente solicitud
• Dirección de contacto o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
• Los documentos que acrediten la identidad y capacidad de su representante, de esta forma: a) Si es el titular: Documento de identificación; b) Si es el causahabiente: Registro civil y documento de identificación; c) Si es el representante legal en caso de menores: Padres de familia: Registro civil de nacimiento y documento de identidad tanto del adulto como el del menor y Tutores: Sentencia judicial que confiere representación legal; d) Si es el representante legal autorizado por el titular: Poder autenticado.
• La descripción clara y precisa del tipo de reclamo que realiza el titular de los datos personales.
• La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer el derecho de reclamo, así como los hechos que dan lugar al mismo.
• Aportar la documentación que avale su petición en caso de que por la naturaleza del dato sea procedente.

Si la consulta realizada por el titular del dato o su representante resulta incompleta, TECNOVICT requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la consulta para que subsane las deficiencias de su petición. Si transcurridos treinta (30) días hábiles desde la fecha del requerimiento, el solicitante no se pronuncia sobre lo requerido, se entenderá que ha desistido de su consulta.

En el caso de consultas presentadas de forma completa, se dará respuesta dentro del término de diez (10) días hábiles siguientes al recibo de la misma.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término,
se informará al interesado, señalando las razones de tal demora e informando la fecha en que se resolverá su petición o consulta, fecha que no podrá ser superior a 20 días hábiles siguientes al vencimiento del plazo inicial.

11. VIGENCIA

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Esta Política estará vigente desde el momento de su publicación y durante el tiempo necesario para el desarrollo de las finalidades del Tratamiento establecidas aquí.

12. MODIFICACIONES

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Esta Política podrá ser modificada de tiempo en tiempo por TECNOVICT y hará parte de los contratos que celebre TECNOVICT, donde resulte pertinente. Toda modificación sustancial de esta Política será comunicada previamente a los Titulares por medio de mecanismos eficientes, tales como la página web de TECNOVICT, por escrito y/o mediante correos electrónicos. Por modificación sustancial se entienden, entre otras, las siguientes situaciones:

• Modificación en la identificación del área, dependencia o persona encargada de atender las consultas y reclamos relacionados con Datos Personales de clientes, proveedores, aliados comerciales y, en general, de cualquier persona que ostente estas calidades o afines.
• Modificación evidente de las finalidades que puedan afectar la Autorización. En este caso TECNOVICT obtendrá una nueva Autorización.